一、确定参展的预算
先确定每年参加展会的次数、预算、目标市场划分以及参展人员安排。
一般来说，参加一次展会的人均费用大约在三万元左右。以每次国外展会至少需要2~3人计算，每年至少参加两次国外展会，一年的费用大约在十多万元人民币左右（定制展台费用除外）。
如有精力、时间和预算充足的企业，一年可以选择4~6个属性相近的行业展会进行尝试，然后从中筛选。
对于费用预算和时间有限的企业，建议参加相对精准的对口展会。
二、确定参展的展会
1．建议优先考虑省、市贸易促进计划目录内的展会，可以享受相应的展位费用补贴，部分地区可能还会对往返机票等予以补贴。（具体可以联系盐城市贸促会，或者属地县区商务局）
2．展会行业资讯网站上都会有国内外展会的信息，可以根据自己企业的行业选择想参加的展会。
3．将所有行业展会详细列出，可以向同行打听哪些展会效果较好；或者通过展会网站查询参展商名单，一般情况下如果同行中的龙头企业参加该展会，说明该展会效果不会差。
三、参展前的准备
1．提前物料准备。提前准备制作样品、产品价格表以及产品展示用的PPT或视频。
参展前2个月必须完成产品样本制作和价格表的制作，以便业务员熟悉，从而能够当场快速报价，避免因时间紧迫造成的报价失误，防止客户流失。
制作好产品PPT或视频演示，在展会中可以轻松吸引客户围观，为摊位带来人气。老外在展厅也有凑热闹的习惯，商人思维定势是：人多围观的地方一定有商机。
2．展台布置设计。展位是企业的门面，其设计要醒目、吸引观众眼球，同时要体现专业性。最好请专业的设计公司进行设计和装潢，但必须有公司内部人员参与其中，毕竟对自己的行业和产品，自己肯定是最了解的。
远观效果醒目且有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调；
展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；
无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光；
展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；
展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，以及图片设计和说明性文字。
3．邀请客户。展位定下来后，其中很重要的一项工作就是广泛发送邀请函，邀请海外客户届时参观您的展位。邀请函要注明展会的名称、时间、公司展位号、参展人员及联系方式，还可以附带一下最新推出的产品。
邀请时间一般在展会前1个月左右。这样做的好处有很多：首先，您告诉客户您参展了，这是传递您有实力参展的信息；其次，参展商由被动等客户变成主动请客户，效果更加明显；再者，面对面的沟通比电话或邮件沟通更容易；最后，还可以节省出国拜访客户的费用。
4．熟悉展商手册。认真阅读参展商手册，它是展览会期间各方面的指南，里面包含了您需要了解的关于展览会的一切内容，比如展览日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等。此外，通过手册还可以了解哪些国外同行也来参展。
5．其他准备工作。新手建议选择跟团一起出境参展。
（1）提前办理好护照与签证。
（2）提前列出本次参展的物品清单。出发前两天核对物品清单，确保所有物品都已准备妥当。
（3）提前了解展会国家的出入境海关规定。明确哪些物品是不允许带入的，哪些是不允许带出的。需要填写海关报关单的物品，应将报关单与物品一同交给海关人员进行检查。
（4）核实机票信息。无论是自己预订的机票，还是参展机构代订的机票，都要仔细核实登机时间。出国参展涉及转机、海关检查及行李托运等环节，务必把握好时间，避免延误。
（5）提前制定好行程。到达目的地后，参展和布展的时间通常非常紧凑。如果没有详细的行程安排，工作效率会大打折扣。因此，提前制定详尽的行程计划至关重要。
四、参展中的注意点
1．业务员再次熟悉产品性能
业务员需再次熟悉产品性能，确保能够熟练地为客户演示产品操作，并能够回答专业的产品问题，让客户感受到是在与行家接触，从而引导客户进入谈判环节。
2．参展人员形象与行为规范
参展人员除统一着装并佩戴公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。良好的精神面貌能够体现公司的活力和蓬勃向上的氛围。参展人员在展会期间不要随意打闹或吃喝，不要在展位前无所事事、玩手机或闲聊，以免给客户留下不好的印象。
3．客户互动与信息收集
对于前来展位的客户，应与他们合影，并在对方的名片上标明相关信息。通过合影便于记住客户的模样。会展结束后，可以将照片进行简单加工，注明“某年某月某日与某某在某某会展合影留念”，并通过邮件发送给客户，这会起到比较理想的效果。
每天参展结束后要对当天的客户进行归类整理，并将谈话要点记录下来。配合合影努力记住客户的模样和名字。
如果客户是老客户，需要掌握以下两点信息：询问客户对之前使用的产品有何建议；询问客户未来需要什么样的产品。
对于新客户，要了解对方是厂家还是经销商，做到心中有数。总之，要尽可能多地掌握客户信息。
4．与同行交换客户资源
与同行交换客户资源时，所指的同行并非是生产同一种产品的企业，而是指同一类产品的企业。例如，在汽车配件类展会中，参展商所经营的品种差异很大，有的展示车用音响，有的展示车用灯具，还有的展示车用座椅等。此类参展商既是供应方，也是需求方。客户可能会向您求购您不生产的汽车配件，因为他们不一定比您更了解国内市场。
五、展后相关工作
1．客户跟踪
（1）客户分类。根据展会上与客户谈判的过程及结果，将客户分为正式客户、潜在客户和无效客户。
（2）联系客户。给每位客户发送邮件时，注意不要群发，邮件内容中应体现上次展会的相关情况。对于重点客户要进行重点联系，优先联系重点客户，分清主次，并在邮件附件中添加展会时的合影。
（3）回复客户。邮件发出后，会陆续收到一些回复。对于这些回复，要认真阅读，掌握客户的真实想法，并针对客户的回信内容及时回复。
如果客户需要某产品的报价，应专门为客户制作报价单。报价单的命名格式为“报价单-客户名字-日期”，例如：“Quotation-Huaji-15-3-2025”。不要小看多加几个字，客户会认为这是专门为他制作的报价单，也会更认真地对待其中的价格。
报价单的内容及格式也非常重要。建议报价单用Excel制作，包含两个工作表：SHEET1 为报价单，SHEET2 为客户资料。报价单顶端左侧为公司LOGO，右侧为公司名称及联系方式。报价单应包括以下项目：产品名称、图片、单价、特征、规格及包装方式等。底端应包含一些条款。
2．参展总结
根据客户谈话中所提出的需求，判断今年的产品流行趋势，展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广
3．补贴申请
提前准备好补贴申请所需相关材料，并及时关注补贴申请时间。
